Azure Logic Apps und SAP: Automatisierung von Geschäftsprozessen leicht gemacht

Microsoft ist einer der größten Anbieter von digitaler Infrastruktur. Insbesondere für mittelständische Unternehmen bietet Microsoft eine Vielzahl von Lösungen an, darunter Exchange, Active Directory, SharePoint, Power BI sowie Softwareprodukte wie Outlook, Word, Excel und Teams. Diese Produkte sind perfekt aufeinander abgestimmt und ermöglichen eine umfassende Automatisierung von Geschäftsprozessen und Workflows.

Azure Logic Apps ist eine leistungsstarke Cloud-basierte Lösung, die den Zugriff auf verschiedene Datenquellen und die Durchführung von Operationen in Echtzeit ermöglicht. Zu den möglichen Datenquellen, die über Workflows eingebunden werden können, gehören:

• Office-365-Produkte wie Outlook, Excel, SharePoint, Teams
• Datenbanken wie SQL oder Oracle
• Azure-Dienste wie Blob Storage oder Key Vault
• Unternehmenssysteme wie SAP

Anwendungsfall

Stellen Sie sich vor, ein Vertriebs- oder Serviceteam möchte Daten aus SAP in SharePoint übertragen, damit die Anwender die Dokumente unabhängig von SAP nutzen können. In diesem Szenario sollen Dokumente wie z.B. Anleitungen zur Verfügung gestellt werden, sei es für den Kunden, der ein Produkt gekauft hat, oder für den Mechaniker, der die Anleitungen für Wartungsarbeiten vor Ort benötigt.

Architektur

Die erforderliche Architektur hängt davon ab, ob wir uns in einer reinen Azure-Umgebung befinden oder ob wir auf ein lokales System oder ein System eines Drittanbieters wie AWS zugreifen müssen.

Azure Umgebung

Azure Logic Apps ist ein skalierbarer Cloud-Service für automatisierte Workflows. Der Dienst umfasst mehr als 400 Konnektoren zu den beliebtesten Cloud-Diensten, On-Premise-Produkten oder anderen SaaS-Anwendungen. Eine Azure Logic App besteht aus einem Workflow mit folgenden Funktionen:

• Trigger: Der Trigger ist immer der erste Schritt im Workflow und definiert, wann die Ausführung des Workflows beginnt. Ein Trigger kann eine Zeit, eine E-Mail, ein HTTP-Request oder ähnliches sein.
• Aktion: Eine Aktion ist ein einzelner Schritt im Workflow, der eine Operation ausführt.

Eigene oder Drittsysteme

Für die Integration eines lokalen Systems oder eines Drittsystems muss die Architektur um eine Komponente erweitert werden:

• Gateway: Das Gateway ermöglicht die Kommunikation zwischen dem Azure Cloud Service und dem lokalen oder Drittanbieter Cloud Service. Dazu muss das lokale Daten-Gateway auf beiden Seiten eingerichtet werden.

Erstellen einer Logic App

Da die Logic App ein Azure Service ist, melden wir uns im Azure Portal an. Um eine Logic App zu erstellen, suchen wir in der Suchleiste nach „Logic App“ und wählen diese aus. In der linken oberen Ecke klicken wir auf „+ Hinzufügen“, um zum Logic App Wizard zu gelangen. Folgen Sie den Schritten, bis die Logic App erstellt ist. Nach der Erstellung können Sie die Ressource auswählen und zwischen verschiedenen Vorlagen wählen. Wir benötigen eine leere Logic App.

Nachdem wir die Vorlage „Blank Logic App“ ausgewählt haben, gelangen wir in den Logic App Editor. Zuerst wählen wir einen Trigger aus, da wir in unserem Fall eine Nachricht von SAP empfangen wollen, wählen wir den Trigger „when a message is received“ vom SAP Connector aus. Nach der Auswahl des Triggers konfigurieren wir den SAP Connector entsprechend dem vorhandenen System.

Nachdem der Trigger ausgelöst wurde, erhalten wir die Daten von SAP. Diese Daten müssen zunächst eingelesen und konvertiert werden. Die nächsten Schritte müssen individuell an den Kunden angepasst werden. Sobald wir eine dieser Aktionen des SharePoint Connectors auswählen, gelangen wir in den Editor zur Konfiguration. In unserem Fall wird geprüft, ob eine Datei bereits in SharePoint vorhanden ist. Wenn ja, wird sie aktualisiert, wenn nicht, wird sie erstellt.

Grenzenlose Möglichkeiten und weitere Anwendungsfälle

Azure Logic Apps bieten zahlreiche Möglichkeiten, Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu optimieren. Hier sind einige weitere Anwendungsfälle:

SharePoint-Benachrichtigung (Office 365 Produkte):
„Als Teamleiter möchte ich benachrichtigt werden, wenn ein Mitarbeiter ein Dokument aus SharePoint löscht, damit ich prüfen kann, ob es nicht mehr benötigt wird.“

• Konnektoren: SharePoint, Office 365 Outlook
• Auslöser: [Wenn ein Element gelöscht wird].
• Aktion: [E-Mail senden (V2)].

Synchronisation von CRM und SAP (Unternehmenssysteme):
„Als Unternehmen wollen wir SAP als führendes System. Dazu müssen geänderte Daten mit dem CRM synchronisiert werden.“

• Konnektoren: SAP, Microsoft Dataverse
• Auslöser: [Wenn eine Nachricht von SAP eintrifft].
• Aktion: [Daten synchronisieren]

Neuen Instagram-Beitrag auf Twitter teilen (Social Media):
„Als Marketingabteilung möchte ich Zeit, Geld und Fehler sparen, indem ich Nachrichten gleichzeitig auf verschiedenen Plattformen poste.“

• Auslöser: [Neuer Instagram-Beitrag].
• Aktion: [Beitrag auf Twitter teilen].

Mit Azure Logic Apps und SAP können Unternehmen ihre Effizienz steigern und ihre Geschäftsprozesse nahtlos integrieren. Die Vielseitigkeit und Skalierbarkeit dieser Lösung bietet unendliche Möglichkeiten für die Automatisierung und Optimierung von Arbeitsabläufen.